一、案例背景

　　中國水利水電第十工程局有限公司安徽交控東流新材料有限公司(以下簡稱安徽交控東流)成立于2022年11月24日，注冊地位于安徽省池州市東至縣東流鎮印象東流大酒店，法定代表人為唐軍。經營范圍包括一般項目：新型建筑材料制造(不含危險化學品);以自有資金從事投資活動;非金屬礦及制品銷售;建筑材料銷售;土地整治服務(除許可業務外，可自主依法經營法律法規非禁止或限制的項目)許可項目：非煤礦山礦產資源開采;河道采砂;礦產資源勘查;道路貨物運輸(不含危險貨物);公共鐵路運輸

　　二、業務背景

　　自公司成立起，隨著業務規模的逐漸擴大，業務數據越來越多，原先采用人工記賬的方式去梳理項目成本、采購、進度等方面的事宜表現的越來越困難，所獲得數據精確性欠缺，且。在人員管理上，生產、營銷、財務、成本、倉庫等各部門人員協調繁復，經常容易出現各種的錯誤，并以此影響效率。在流程管理上，存在業務流程多、審批流程長、線下審批不及時、人工操作易出錯等問題。在數據匯總和呈現上，業務、銷售、生產、倉庫等多種表格雜亂，數據不互通，老板無法看到企業實時的生產運行情況，歷史數據查詢也比較困難。在數據存儲上，傳統Excel或者自建系統數據無備份，存在硬件損壞、黑客攻擊等風險。

　　針對上述問題，公司針對這些問題內部采取了許多嘗試，但始終沒有達到理想中的效果。最終，公司決定引入工程項目管理軟件來解決上述管理問題。

　　三、解決方案

　　公司對業務流程進行了梳理，希望搭建出一個能一站式解決智慧材料、入庫、付款、報銷等管理問題的業務流，包含：

　　1、材料管理：項目立項后先錄入計劃清單，現場需要材料時，由項目部提交采購申請，再由采購部門負責采購下單。

　　2、庫存管理：施工項目采取零庫存模式，入庫即出庫，所以我們只做了入庫。在上述材料管理當中，我們已經完成了采購申請和下單，入庫時關聯采購單即可自動關聯采購清單，如果現場到貨材料數量或者品類有調整，系統設置了相關權限可以進行修改。我們知道，施工企業主要是人材機的管控，勞務和機械我們也在這個模塊中實現，由于目前我司并未要求對勞務和機械進行計劃，所以前期并不用像材料一樣進行計劃錄入。

　　3、付款和報銷管理：根據項目實際入庫情況進行人材機的報銷。

　　4、項目看板：通過聚合表格進行數據處理、匯總，用戶就可以看到實時項目的運營情況，包括項目的實時成本、應付款、應收款、利潤等數據。

　　場景一：項目材料管理

　　痛點：

　　公司在使用金石工程項目管理軟件之前，對項目的現場材料管理沒用很好的抓手，無法實時統計材料損耗情況，引發巨大浪費。

　　解決過程：

　　設計了材料管理模塊，在項目立項之初，我們就將初始清單導入系統，并為每一項材料設置了一個合理的、可以接受的損耗值，當在這個損耗范圍之內，項目上可以進行采購，一旦超過，通過表單校驗，就限制采購申請的提交，如果需要增補，那必須提交變更申請，并附上合理的理由。這就是從工具上去輔助項目成本管理計劃的實施，并反過來去影響、優化項目管理進程的一個很好的例子。

　　價值：

　　在使用了項目材料管理模塊后，公司項目材料損耗率均控制在5%以內，僅2024年上半年，材料損耗節約成本就在100萬左右。

　　場景二：項目入庫管理

　　痛點：

　　在項目現場的人材機入庫管理上，由于項目材料種類繁多，人工統計困難重重，采購入庫量與計劃量需要人工比對，一旦采購材料與計劃清單材料不符，會造成浪費與工期延誤。

　　解決過程：

　　通過數據關聯，將入庫材料與計劃清單相關聯，也就是說，只有計劃或者變更中提過的材料才可以入庫，在入庫的時候，每種材料也能自動顯示總需求量以及累計入庫量，這很好的解決了上述的三大痛點。

　　價值：

　　上線了該模塊后，企業的入庫效率大幅提升，原先入庫單據由項目成員郵寄到公司，再由采購部統一入庫，往往時間上要超過一個月。有了這個模塊，系統平均入庫時間縮短為5個工作日左右，大大提高了數據的實效性。

　　場景三：項目付款與報銷管理

　　痛點：

　　在項目的付款和報銷管理上，原先只能做一些簡單的核對，僅僅核對項目歸屬、付款金額等信息是否符合實際情況，無法關聯到入庫單，供應商的應付款應收款等數據都要去財務和成本部門核對紙質單據，時間成本和管理成本比較高。

　　解決過程：

　　所有項目直接費用，公司均要求入庫后才能付款。利用關聯數據字段，我們每一筆付款都關聯入庫單，通過聚合表和數據工廠，我們可以看到每一筆入庫實時的成本、應付款等數據，配合儀表盤的使用，我們可以按照供應商、項目、日期等多個維度進行項目數據統計。在付款的時候，公司也關聯了入庫信息，真正做到了全流程的管控，通過關聯數據選擇相應的供貨單，配合聚合表使用，在付款申請上面就能看到入庫單金額、本單累計付款金額和剩余應付款金額等數據。

　　價值：

　　上線了該模塊后，公司付款效率大幅提升，原先付款時財務、采購需要將每一個紙質進行核對，往往一張單子審核需要一周以上。有了這個模塊，付款平均審核時間縮短為2個工作日左右，大大提高了數據的實效性，同時每月至少節約3人/天的工作量。

　　場景四：項目看板

　　痛點：

　　公司認為原先的管理對項目實時情況了解不夠，運營數據不實時、人工統計成本高且存在出錯風險、數據安全也沒有保證。

　　解決過程：

　　利用金石工程項目管理軟件的儀表盤、聚合表、數據工廠等工具，可以將公司運營數據實時展現出來。

　　價值：

　　上線了該模塊后，數據實時性和準確性大幅提高，從每月報表轉換為實時經營情況分析，節省人工成本不計其數。

　　場景五：項目月度付款計劃

　　痛點：

　　公司原先每月對于付款進度、金額等每月數據支撐，由此帶來了如下痛點問題

　　1、部門溝通多且雜，效率不高;

　　2、付款計劃無法關聯實時產值不準確;

　　3、對于各項目財務狀況分析，耗費大量人力。

　　解決過程：

　　通過跨表單的mapx函數，在提交付款計劃的時候，可以直接計算出項目的實時產值、已付款情況和應付款情況，大大提高了效率和準確性;通過部門會簽，也省去了跨部門多次確認的繁瑣。

　　價值：

　　上線了該模塊后，付款計劃效率大幅提升，原先付款計劃需要各部門經理共同開會確認，目前大大提高了效率和數據的準確、實效性，同時每月至少節約財務1人/天的工作量以及各部門經理1天的工作量。

　　四、項目心得

　　在項目管理系統的搭建過程中，不是一蹴而就的，公司以現場管理為切入點，逐步推進整個系統的搭建，目前已經形成了以項目人材機管理為核心;項目成本、采購和財務為輔助的項目管理系統。并逐步搭建外圍的人事、績效、招投標、施工日志等應用，實現1+x的應用矩陣，為我司業務保駕護航。在這個過程中，產生了很多思考：

　　信息化建設需要做好規劃

　　一步一個腳印，只有每個階段要實現的功能都列好計劃逐一實施，環環相扣，后面的工作才不至于出現返工、修補等事宜。我司在項目管理系統立項之初，便確立了抓大放小，逐步完善的八字方針，主要針對公司關心的主材進行管控，逐步將其他功能添加進來，避免了一上來功能過于臃腫造成員工不適應的情況。

　　信息化建設是一把手工程

　　只有老板大力支持并不斷的推進，整個項目才能順利實施。筆者經歷過許多ERP、OA等系統的建設工作，成功的實施無一沒有老板的大力支持。因為系統短期內是會增加員工的學習成本，只有把企業利益放在第一位，才能看到信息化系統給企業帶來的長效利益。

　　信息化建設需要業務部門深入參與

　　只有IT部門參與的信息化建設，永遠是跟實際業務脫節的，只有業務部門不斷地反饋，IT部門才能不停的迭代優化，滿足業務部門的實際需求