當很多公司分析并發現維持現有工程管理軟件正常運行的真實成本時，他們感到非常驚訝。這聽起來可能很奇怪，因為中小型公司通常密切關注支出，并將其作為日常管理職責的一部分。然而，區分與工程管理軟件相關的直接和間接成本并不總是那么容易。

　　您的各種服務提供商(如硬件服務、咨詢或網絡)的服務和支持將繼續產生費用，除了向軟件供應商和硬件供應商支付月費和年費。如果您發現(或懷疑)可能需要更新或增強功能來解決上述現有或預期問題，請確保包括更新成本。

　　還要考慮軟件管理部門運營產生的直接成本，包括工資、福利、空間、公用事業和用品。試著直接支持你的工程管理軟件分離。請記住，在你升級實施新系統之后，至少會保留一些成本，尤其是當你用另一個內部部署系統取代傳統的內部部署系統時。基于云的軟件是服務(SaaS)不同的成本結構，但你仍然需要一個比較點來做出合理的決定，是繼續使用現有的系統，開始工程管理軟件升級，還是追求傳統的系統更換。

　　在國內產品中，金石工程管理軟件的價格也是性價比最高的產品之一，支持私有部署、定制開發、SaaS等購買方案。

　　白碼數字化團隊不僅提供工程管理軟件操作文檔，還協助企業建設，并進行相應的培訓，確保工程管理軟件能夠正常使用，達到預期效果。服務團隊會迅速響應企業遇到的問題，并提出解決方案，這也是白碼工程管理軟件被用戶認可的主要原因。

　　新系統的費用是多少?

　　你擔心更換新的工程管理軟件的潛在成本嗎?這是可以理解的。新的工程管理軟件可能是公司在特定年份對非生產設備的巨大支出之一。但是，與目前維護系統所花費的金額相比，大多數公司發現成本是完全合理合理的。記得考慮一段時間內的生命周期成本-總成本，比如五到七年。在查看購買和實施替換系統的成本時，請注意硬件和軟件許可成本只是公式的一部分。您還應該在評估中包括以下內容:

　　條形碼掃描儀、遠程輸入站、移動設備及客戶端軟件及其支持等網絡及外圍設備。

　　根據新系統的數據轉換和數據輸入，以及對歷史記錄的存檔和訪問。

　　包括備份或故障轉移系統、數據恢復資源、冗余連接和通信在內的災難準備。

　　教育和培訓工程管理軟件實施團隊和未來所有用戶。(這個很重要。別在這里吝嗇。)

　　開發新的工作流程和文檔。

　　實施援助。主要系統供應商的服務包可能包含一定程度的幫助，但對于列出的部分或所有項目，您可能希望從供應商、外部顧問、您的會計師事務所或他人那里獲得更多的額外幫助。

　　在實施過程中，以加班的形式給員工帶來額外的負擔，雇傭臨時工幫助他們完成日常工作，這樣他們就可以有時間從事實施工作，或者獎金和其他激勵措施來保持員工的積極性。

　　請注意，基于云的SaaS系統的成本結構與傳統的采購、實施和內部部署方式有很大不同。使用SaaS時，硬件的初始成本很小或沒有，因為它本質上是一種訂閱情況。然而，SaaS合同通常包含大量的維護和支持成本，因此您的內部信息技術持續成本將大大降低。大多數公司發現，在五到七年內，SaaS的總成本可能低于購買和內部支持的總成本。

　　當你權衡是保留現有系統還是尋找替代系統時，請考慮權衡。使用新的工程管理軟件解決方案，您將獲得現代用戶界面、額外的功能和功能，并增強您的競爭優勢。如果你保留舊系統，它將限制你保持敏捷性、生產力和競爭力的能力。雖然你的主要目的不是節約成本，但現代工程管理軟件的成功案例表明，遷移到新系統的好處通常比升級的成本更低。

　　你怎樣在財務上證明新工程管理軟件的合理性?

　　大多數企業在做出這一規模的決定時，都需要投資回報。(ROI)通過聲明分析成本效益。成本很簡單，如上所述，預期成本會加起來。在收入方面，IT成本很可能會直接節省，但列出主要收入需要公司想象系統將如何改變工作場所，實現更高的性能、更高的生產力和更好的客戶服務。

　　改進性能:很多工程管理軟件項目可以期望提高效率(直接減少勞動力)，節約成本(包括但不限于庫存)，這是正確的，因為工程管理軟件實施在很多成功項目中都是巨大的回報和收益。但是請注意，這個系統只存在于你的公司，并不會創造這些好處。這樣，系統就可以組織、分析和呈現數據，讓管理者更好地利用人員，做出更好的決策，這將帶來巨大的利潤。當你為用戶培訓和改進程序的實施制定預算時，請記住這一點。

　　更好的客戶服務:這些好處不是那么直接，而是更有價值。理論上，你可以通過更好地服務客戶來增加銷售額和利潤，增加市場份額，甚至增加利潤，因為良好的客戶服務可以在不增加產品本身成本的情況下為客戶增加價值。在某些情況下，客戶服務的改進已經成為一種生存需求，因為當新客戶或優秀客戶期待電子訂購或增強電子報告功能時，你的工程管理軟件需要提供。

　　工作場所的變化:今天的系統是為了快速輕松地訪問信息而設計的，可用性(UX或用戶體驗是當前流行語)。由于每個用戶的工作和工作流程都是獨一無二的，今天的系統可以為每個用戶提供最高效、最舒適的工作屏幕和流程，通過高度定制。為了獲得這個收入，我們應該考慮避免成本，而不是降低成本。這種提高的效率將有助于現有員工在不招聘新員工的情況下做更多的事情，處理更多的業務。基于減少員工數量，可以證明該系統的合理性——

　　工程管理軟件選擇只是一個開始。

　　在遵循評估工程管理軟件的提示時，請記住，更換剩余系統并不是一個簡單或快速的過程——但它值得投資，因為如果選擇和執行得當，它可以帶來可觀的利潤。

　　在這個過程中，大多數公司最關心的一個問題是“選擇和實施遺留系統更換需要多長時間?”這個問題沒有單一的答案——這取決于組織的規模和復雜性。一兩個系統(舊的和新的)是否基于云，公司和實施團隊的動態，管理承諾水平對項目的影響，用戶社區之間的合作或阻力...只有幾個變量。有些實現可以在幾個月內完成;其他人需要一年或更長時間。當你在實施計劃的早期階段制定項目計劃時，有經驗的實施合作伙伴可以幫助你。

　　我們不必告訴你，更換公司的戰略信息管理骨干必然會造成損害。這不能完全避免，但通過精心規劃和管理的實施，可以中斷，最大限度地減少。